Dudok is klaar voor groei dankzij gestroomlijnde bedrijfsprocessen
Dudok Horeca Groep gelooft erin dat je eerst je bedrijfsprocessen op orde moet hebben voordat je een bepaalde schaalgrootte kunt bereiken. Het is precies waar director Finance & Operations Erwin de Bruin in 2020 mee aan de slag ging. ‘Nu we inzicht in al onze processen hebben, is het tijd om te groeien.’
Wat in 1991 begon als café-brasserie waar ook die beroemde appeltaart werd verkocht, is anno 2024 uitgegroeid tot een organisatie met tal van verschillende bedrijfsactiviteiten: daghoreca, evenementenlocaties voor tien tot tienduizend mensen, patisseriewinkels en een bakkerij waar één miljoen taarten per jaar gebakken worden. Dudok Horeca Groep timmert met zijn 450 medewerkers flink aan de weg en heeft grote plannen. ‘We hebben de ambitie om twee keer zo groot te worden. Als je dat wilt bereiken, zijn overzicht, efficiency en kostenbeheersing onontbeerlijk.’
In 2020 kwamen we op een punt dat we wel verder wilden, maar dat de interne organisatie daar nog niet klaar voor was
Processen stroomlijnen
Aan het woord is Erwin de Bruin, director Finance & Operations. Hij is sinds 2020 in dienst en verantwoordelijk voor de financiën en het shared service kantoor. Samen met drie andere directors vormt hij het management. De ambitie om te verdubbelen is geen loze kreet, maar een strategisch plan met een gedegen voorbereiding. ‘Dudok kent sinds de oprichting verschillende groeifases. In 2020 kwamen we op een punt dat we wel verder wilden, maar dat de interne organisatie daar nog niet klaar voor was. Wil je echter een bepaalde schaalgrootte gaan aannemen, dan moet je vooraf de processen stroomlijnen. Daarmee zijn we aan de slag gegaan.’
Standaardisatie
Om de beoogde groei te faciliteren besloot De Bruin als eerste een shared service kantoor op te zetten: een centrale backoffice met twintig mensen die voor alle locaties ondersteunende diensten uitvoert. Denk aan administratie, HR, IT, sales, telefonie en marketing. ‘Als we al die verschillende bedrijfsactiviteiten – daghoreca, evenementen, patisserie, de bakkerij – goed wilden aansturen, dan moesten we de processen standaardiseren. Niet alleen om mensen op locatie te ontzorgen, maar ook zodat iedereen op dezelfde manier ging werken. De administratie is nu voor alle onderdelen hetzelfde. En ook de personeelsadministratie zit voor al onze 450 mensen in hetzelfde systeem. Exact is hiervan het kloppend hart.’
We kunnen dus snel bijsturen indien nodig. Dat was voorheen wel anders
Efficiënt werken in de cloud
Dudok maakte voorheen gebruik van lokale softwareversies. De software en applicaties die op de verschillende locaties gebruikt werden, communiceerden dus niet met elkaar en elke maand moest alle informatie per locatie verzameld worden. Tijdrovend en foutgevoelig. ‘We stapten daarom over naar Exact Online Productie Premium, zodat we systemen in de cloud op elkaar konden aansluiten. Waar we vroeger alles handmatig inklopten, is alles nu centraal geregeld én realtime inzichtelijk. Van salarisadministratie en verkoopsoftware tot werkorders en voorraden bij de bakkerij.’ De nieuwe manier van werken is dus vele malen efficiënter. ‘Niet alleen data wordt steeds belangrijker, ook de snelheid waarmee data beschikbaar is. Zo staat de maandrapportage een paar dagen na het einde van de maand al klaar. We kunnen dus snel bijsturen indien nodig. Dat was voorheen wel anders.’
Inkoopvoordeel
Bovendien heeft Dudok nu inzicht in wat er precies waar wanneer verkocht wordt. ‘Dat lijkt logisch, maar is het niet.’ Dit soort inzicht in operationele zaken helpt onder andere bij het maken van keuzes. ‘Als je precies weet wat je verkoopt, weet je ook wat je moet inkopen. En dan kun je analyses gaan maken. Want waarom kopen we voor onze clubsandwiches vier verschillende soorten sla in bij verschillende leveranciers? Waarom niet één soort sla bij één leverancier en dan inkoopvoordeel halen?’
Van pak naar pallet
Een ander voorbeeld dat De Bruin noemt zijn de verpakkingseenheden. ‘Wij verkopen heel veel cappuccino’s en verbruiken dus heel veel melk. Doordat we per vestiging nu inzichtelijk hebben hoe er ingekocht wordt, viel ineens op dat de ene locatie per pak inkoopt en een andere locatie per tray. In het centrale bestelsysteem hebben we vervolgens gedefinieerd dat bepaalde artikelen alleen in grote hoeveelheden ingekocht kunnen worden. Grip op de kosten dus.’
De Groeigids
In ‘De Groeigids’ bieden
financiële beslissers inzichten om bedrijfsgroei in goede banen te leiden. Want of je nu hard groeit of een groeispurt achter de rug hebt: uitzicht begint met inzicht. Dus hoe zorgen deze beslissers ervoor dat groei geen hoofdpijndossier wordt? In dit verhaal vertelt Erwin de Bruin hoe hij grip kreeg op de
bedrijfsprocessen van Dudok Horeca Groep.
- Grip op administratie
- Grip op financiële informatie
- Grip op de processen
- Grip op automatisering
Als je weet dat je om 11.00 uur de meeste cappuccino’s verkoopt, dan kun je dat gebruiken in je marketing en op je socials
Inzicht biedt kansen
Volgens De Bruin is dit soort inzicht zeker in de horeca noodzakelijk, waar de prijzen onder druk staan en het niet gemakkelijk is om een goed rendement te maken. ‘Bovendien mis je kansen. Neem onze daghoreca. Wij kunnen nu per uur zien wat we verkopen. Als je dan weet dat je bijvoorbeeld om 11.00 uur de meeste cappuccino’s verkoopt, dan kun je die kennis gebruiken in je marketing en op je socials. Waar we vroeger met menuborden en prijslijsten werkten, hangen er nu digitale schermen. Daarmee kun je op elk moment van de dag andere informatie tonen. Verkoop je dus ’s ochtends meer cappuccino’s? Dan licht je dat uit op de schermen. En in de patisserie toon je bijvoorbeeld de seizoensproducten. We kunnen nu op detailniveau sturen.’
Een miljoen taarten
Maar het gaat verder dan de backoffice en de financiële administratie, want ook operationele processen zijn geautomatiseerd. Neem de bakkerij. Jaarlijks worden hier een miljoen taarten gebakken die vervolgens verkocht worden in de eigen vestigingen, bij groothandels en landelijke retail. Een flinke operatie. ‘Twee jaar geleden hebben we het complete proces – van inkoop tot verkoop – geautomatiseerd. We weten nu precies wat we gaan verkopen, welke grondstoffen er nodig zijn, wat er besteld moet worden en wat er elke dag aan taarten gebakken moet worden. Is er een tekort aan stukjes appel? Dan bestelt het systeem automatisch de juiste ingrediënten bij de juiste leverancier voor een vooraf afgesproken prijs.’
Kostprijs
Waar voorheen iemand met z’n kladblokje het magazijn inliep en noteerde wat er allemaal nodig was, is alles nu met één druk op de knop geregeld en besteld. De Bruin voegt toe: ‘Zelfs de berekening van de kostprijs zit erin verwerkt. Stijgen de prijzen van de eieren? Dan werkt het systeem dit automatisch door in alle recepturen en zie je gelijk de impact.’
Door standaardisatie ligt er nu een draaiboek voor elke nieuwe vestiging
Winkels toevoegen
Met tevredenheid kijkt De Bruin terug op de implementatiefase. ‘Alles staat. Met deze backoffice kunnen we verdubbelen in aantal locaties zonder dat er extra mensen nodig zijn.’ De groei is bovendien al ingezet, want onlangs zijn er twee patisseriewinkels en twee evenementenlocaties toegevoegd. ‘Het zou te simpel zijn om het plug & play te noemen, maar de integratie verloopt wel moeiteloos. Door standaardisatie ligt er nu een draaiboek voor elke nieuwe vestiging. Een soort actielijst met wel honderd punten. Als je de lijst afwerkt – en dat is natuurlijk nog steeds hard werken – ben je klaar. Voor komend jaar staan er weer twee nieuwe winkels op de planning.’
Nu alles staat, leunt De Bruin uiteraard niet achterover. ‘Wij blijven continu kijken welke systemen we nog meer aan elkaar kunnen koppelen en hoe we handmatig werk kunnen verminderen. Bovendien moet je blijven controleren of alles loopt zoals is afgesproken. Zoals we het nu geregeld hebben, zie ik geen uitdagingen. Ik zie alleen maar kansen.’
Hoe krijg je grip op de zaak?
Of je bedrijf nu hard groeit of je wilt meer grip krijgen op je processen: uitzicht begint met inzicht. Daarom biedt Exact – samen met financiële beslissers uit het bedrijfsleven – onmisbare inzichten om je bedrijf in goede banen te leiden. In De Groeigids lees je hoe cfo’s, financieel managers en directeuren weer grip op de zaak krijgen. Van administratie tot financiële informatie en van processen tot automatisering.