Hoe grip op de financiële informatie Vlirdens laat groeien 

Een nieuwe naam en bedrijfsstrategie zorgen voor groei bij consultancybedrijf Vlirdens. Met de overname van nieuwe bedrijven nemen kennis en specialismen toe. Maar hoe integreer je nieuwe bedrijven in de eigen organisatie? Manager Financiën Tetske Duinker legt uit waarom grip op de financiële administratie zo belangrijk was in dit proces.  

Drie jaar geleden veranderde consultancybureau PlanMen de naam in Vlirdens. Waar PlanMen organisaties – met name overheden en zorginstellingen – hielp hun planning te professionaliseren, heeft Vlirdens als doelstelling om Nederland beter werkend te krijgen. ‘Dat behelst meer dan alleen een goede personeelsplanning’, legt Manager Financiën Tetske Duinker uit. ‘Nederland loopt namelijk vast. Je krijgt planningen niet meer rond door alleen extra mensen in te zetten of mensen langer te laten werken. Dat zou overbelasting van de arbeidsmarkt betekenen en de vraag is hoe duurzaam dat is. Nederland meer werkend maken betekent vooral het werk anders organiseren.’ 

Meer werk, dezelfde mensen 

Nu het bedrijf meerdere bv’s heeft, is volledig inzicht in de financiële zaken volgens Duinker niet meer vanzelfsprekend, terwijl dat wel gewenst is. ‘Denk aan je winst-en-verliesrekening of de cashflow. Je hebt met veel meer bedrijven te maken, dus meer plekken waar je aandacht aan moet besteden.’ En dat laatste mag niet onderschat worden, want meer bedrijven betekent simpelweg ook meer werk. ‘Naast de behoefte aan inzicht, moesten we ook ons eigen werk anders gaan inrichten. Het is bovendien onze ambitie om in de huidige samenstelling – we zitten hier op de financiële afdeling met vijf mensen – op z’n minst het dubbele aantal bedrijven onder onze hoede te nemen. Het werd dus tijd voor automatisering en standaardisering.’  

Gericht op uren 

Wat hierbij niet vergeten mag worden, is dat Vlirdens en bijbehorende bedrijven projectgericht werken, dus op basis van uren. ‘Onze administratie staat en valt met de input van collega’s. Zij moeten elke week netjes hun uren schrijven, zodat wij onze forecast daarop kunnen baseren.’ Dit vraagt niet alleen wat van de mensen, ook van het systeem. ‘Dankzij Power BI en API-koppelingen in Exact Online, met bijvoorbeeld ons inkoopverwerkingssysteem en het CRM-systeem, kunnen wij alle bv’s voorzien van de informatie die al voorhanden is. Denk aan het uurtarief, welke collega’s betrokken zijn, welke periode, hoeveel uur per week, etc. Hiermee kunnen collega’s projecten automatisch inrichten. Vervolgens kunnen collega’s hun uren registreren. Op die manier hebben we alle informatie die we nodig hebben voor de forecast. Dit hebben we voor alle bedrijven op dezelfde manier ingericht, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.’  

Alle bankrekeningen inzichtelijk 

Inmiddels heeft Duinker tal van automatiseringsslagen gemaakt. ‘Allereerst natuurlijk de bankrekeningen. Waar ik eerst per bedrijf moest kijken, heb ik dankzij de Premium editie van Exact Online alle rekeningen van alle bedrijven nu dagelijks in één overzicht beschikbaar. Dit helpt ook bij mijn wekelijkse cashflowanalyse. Nu ik de data gemakkelijk kan genereren, kan ik het ook gemakkelijk verwerken. Ik hoef niet meer alles overal vandaan te halen, ik kan me echt richten op de analyse.’ 

Automatische betaalherinneringen 

Ook het debiteurenbeheer vindt Duinker een goed voorbeeld van hoe je het systeem voor je laat werken. ‘Voorheen bekeken we elke maand welke betalingsherinneringen er verstuurd moesten worden. Dat viel vaak tegelijk met de maandafsluiting. Nu hebben we met Exact Online het debiteurenbeheer geautomatiseerd. Elke klant deel je in op een niveau: van streng tot neutraal tot helemaal geen herinnering. Het systeem verstuurt dan op de juiste tijd automatisch een herinnering. Zo heb je je handen vrij voor andere dingen.’  Voor de toekomst staat de maandafsluiting op de planning. ‘We doen hier nu zo’n acht dagen over, maar het streven is om het binnen vijf dagen af te ronden. De optie smart closing gaat ons daarbij helpen, maar dit zijn we nog volop aan het inventariseren.’ 

Focus op controle 

Een ander sleutelwoord is betrouwbaarheid. Duinker wil erop kunnen vertrouwen dat de informatie in een rapportage klopt en dat ze deze niet hoeft te checken omdat het handmatig uit verschillende systemen gehaald is. ‘Door vooraf zoveel mogelijk controle en geautomatiseerde verklaringen in te bouwen, houd je tijd over om de afwijkingen te controleren waarbij het écht nodig is. Komen uren en omzet overeen? Nee? Hoe is dat dan te verklaren?’ Maar Duinker focust ook op controle ter bescherming van elkaar. ‘Elke keer als wij een nieuwe crediteur toevoegen, dan vullen we ook het bankrekeningnummer in. Ik wil dat zo’n bankrekeningnummer door twee paar ogen wordt gecheckt. Eerst moest je daar zelf goed aan denken, maar dit soort controles kun je via een flow heel goed inrichten. Nieuwe crediteur? Dan automatisch een check op het bankrekeningnummer. Het zijn allemaal zaken die ons helpen het werk gestructureerd te laten verlopen.’ 

Nieuwe bedrijven meenemen 

Goed overzicht van de financiële situatie is overigens niet alleen van belang voor Vlirdens zelf. Ook de bedrijven die aansluiten hebben er baat bij. ‘Als bedrijf willen we schaalbaar zijn. Komt er een nieuw bedrijf bij? Dan is het belangrijk dat het op dezelfde manier gaat functioneren. Maar de enige manier waarop je goed financieel partner kunt zijn, is door afspraken te maken en door te laten zien dat je de administratie goed kunt uitvoeren. Wij bieden die toegevoegde waarde: het helpt bedrijven dat ze kunnen zien hoe ze ervoor staan. Of dat ze straks binnen vijf dagen na de maandafsluiting een rapportage hebben hoe ze gedraaid hebben.’ Duinker ontdekt overigens ook dat hun nieuwe manier van werken zeker geen standaard is. ‘Waar het bij ons al normaal is, moeten we nieuwe bedrijven hierin meenemen.’ 

Ontzorging 

Intussen heeft Vlirdens enorme stappen gezet als het gaat om overzicht, automatisering en standaardisatie. Het bedrijf heeft overzicht in de bedrijfsvoering en nieuwe bedrijven kunnen gemakkelijker worden toegevoegd. Na twee jaar kan Duinker dan ook zeggen dat het bedrijf niet meer aan het begin staat, maar in de ontwikkeling in een volgende fase zit. ‘Voor het komende jaar ligt onze focus op nóg meer ontzorging. Alles wat je door het systeem kunt laten uitvoeren en controleren, levert tijd op. Die tijd kunnen wij dan gebruiken voor werk dat alleen door mensen gedaan kan worden. Zo houden we zicht op alles wat er in de organisaties gebeurt, leveren we betrouwbare rapportages en kunnen we ons blijven richten op groei.’