‘Het is cruciaal om een goed dossier op te bouwen’

Een klant die maar niet wil betalen? Dan kunnen je als ondernemer altijd nog terugvallen op het incassorecht. Maar dat wil je liever voorkomen. Ruby van Kersbergen, advocaat bij Law & More, legt uit hoe je problemen met wanbetalers kunt voorkomen door je zaken juridisch op orde te hebben. 

Op de vraag waar het op het vlak van het incassorecht vaak fout gaat, hoeft Van Kersbergen niet lang na te denken. ‘Ondernemers gaan vaak de mist in met de ingebrekestelling.’ Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin de debiteur een laatste kans krijgt om de overeenkomst alsnog na te komen. Van Kersbergen: ‘Het gebeurt regelmatig dat we hier op kantoor een ondernemer ontvangen die ons laat zien dat hij wel degelijk een ingebrekestelling naar de debiteur heeft gestuurd. Maar als we die ingebrekestelling dan goed bekijken, zien we vaak dat die niet aan de eisen voldoet. En dat is jammer, want daarmee is dat document juridisch niet geldig en kan die ondernemer geen schadevergoeding vorderen. Gaat het om een niet betaalde factuur voor een consument? Dan is het op basis van een verkeerd opgestelde ingebrekestelling ook niet mogelijk om de incassokosten op die klant te verhalen.’

Ingebrekestelling

Maar voorkomen is natuurlijk altijd beter dan genezen. Dus wat kunnen ondernemers doen om te voorkomen dat er op een later moment problemen ontstaan door een ingebrekestelling die niet goed is opgesteld? Van Kersbergen: ‘Uiteraard door een ingebrekestelling op te laten stellen die juridisch wel rechtsgeldig is. Dat hoeft niet voor elke afzonderlijke debiteur, maar kan een algemene tekst zijn die aan alle juridische eisen voldoet. Die tekst kunnen ze dan voor verschillende debiteuren gebruiken, met eventueel nog een aanvulling om zo’n brief persoonlijker te maken. Ook kunnen ze daarin aangeven dat ze graag met een klant in gesprek willen om de mogelijkheden van een betalingsregeling te bespreken. Maar met die brief hebben ze dan wel voldaan aan de eis om ervoor te zorgen dat de debiteur via een ingebrekestelling in verzuim raakt. De advocaat kan ook aangeven voor welke situaties de standaardbrief geschikt is.’

Fatale termijn

Maar er is een nog betere optie volgens Van Kersbergen. Het is namelijk ook mogelijk om meteen al bij het aangaan van een overeenkomst af te spreken dat een factuurtermijn een zogenaamde fatale termijn is. Van Kersbergen: ‘Als je dat in de overeenkomst vastlegt, is de schuldenaar direct na het verstrijken van de factuurtermijn in verzuim en kun je als ondernemer meteen juridische stappen ondernemen. Daarbij geldt wel dat de termijn redelijk moet zijn. Bij particuliere klanten raden we aan om zo’n afspraak expliciet overeen te komen en die dus niet alleen op te nemen in de algemene voorwaarden.’ Ook goed om te weten: bij particuliere klanten blijft een ingebrekestelling noodzakelijk om aanspraak te maken op de buitengerechtelijke incassokosten.

Wees duidelijk over wat je gaat leveren

Het wordt ingewikkelder als klanten aangeven dat de diensten of producten niet conform afspraak zijn geleverd. Dan kan er aan het eind van een opdracht een hoogoplopende discussie ontstaan over de hoogte van de factuur. ‘Dat is iets wat je juridisch niet altijd volledig kunt dichttimmeren, maar het advies daarbij is wel om in de offerte of overeenkomst zo duidelijk mogelijk te zijn over welke diensten en producten je gaat leveren. Dat kan niet tot in het kleinste detail, maar het is wel goed om te beseffen dat je met een duidelijke omschrijving op een later moment veel problemen kunt voorkomen.’ Dat neemt niet weg dat ondanks duidelijke afspraken aan de voorkant er alsnog facturen onbetaald blijven. Het is dan cruciaal om een goed dossier te hebben opgebouwd. ‘Doe dat schriftelijk’, benadrukt Van Kersbergen. ‘En bewaar echt alles: kopieën van betalingsherinneringen, aanmaningen en de ingebrekestelling. Zo ook de bewijzen van verzending en ontvangst, zodat je kunt aantonen dat de klant die ingebrekestelling daadwerkelijk heeft ontvangen.’

Schikking

Gaat het bij een niet betaalde factuur om een aanzienlijk bedrag en dreigt het ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch op een rechtszaak uit te lopen? Dan bestaat er nog een optie om vooraf tot een schikking te komen. ‘Dat lukt vooral als de wederpartij zelf ziet dat ze niet heel sterk staan en dus eieren voor hun geld kiezen. Aan de andere kant komen we ook tegenover partijen te staan die heel strikt zijn. Dan is het oordeel aan de rechter. Maar met de juiste voorbereidingen en een goed dossier maken we dan wel een grote kans dat het oordeel in ons voordeel uitvalt.’