‘Stuur snel facturen en digitaliseer het debiteurenbeheer’

Geen tijd om facturen te sturen? Begrijpelijk, maar wel een gemiste kans. Ondernemers die snel factureren en hun debiteurenbeheer strak organiseren, werken namelijk aan een betere cashflowpositie. Daarbij nemen digitale oplossingen de ondernemer steeds meer werk uit handen, weet Gijs van der Voet, eigenaar van Van der Voet Finance.

De kans dat Gijs van der Voet zijn vader zou gaan opvolgen in het familiebedrijf Van der Voet Finance leek in eerste instantie klein. Na zijn studie sociale geografie vertrok hij naar Berlijn waar hij een tijd bij een softwarebedrijf werkte. Van der Voet: ‘Toen ik weer terug in Nederland was, besloot ik toch in het familiebedrijf te gaan werken. Ik leerde bij wat daarvoor nodig was en kwam erachter dat het werk eigenlijk veel minder saai was dan ik oorspronkelijk dacht.’ Maar met zijn software-ervaring ging hij het wel anders doen.

Toen de grootvader van Gijs van der Voet in 1945 een administratiekantoor begon, ging alles namelijk nog op papier. Ook toen zijn vader dat bedrijf overnam, was er nog weinig sprake van digitalisering.

Digitale werkwijze

Nadat Van der Voet tien jaar geleden het stokje overnam van zijn vader veranderde er dus wel het een en ander. ‘Ik had natuurlijk de nodige kennis van software en databases. Ik wist daardoor maar al te goed hoeveel werk het ons zou schelen als we volledig over zouden gaan op een digitale werkwijze. Maar de medewerkers en onze klanten waren een andere werkwijze gewend. En gedragsveranderingen kosten altijd tijd.’

Realtime overzicht

De digitalisering verliep in eerste instantie stapsgewijs, maar nam een aantal jaar geleden een vlucht. Sindsdien spoort Van der Voet Finance, lid van Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB), elke klant aan om de administratie digitaal aan te leveren en in hun boekhoudsysteem een koppeling te maken met hun bank. ‘Dan hebben ze een realtime overzicht van hun financiële situatie. Daarbij monitort hun boekhoudsoftware de betaaltermijnen, zodat ze een seintje krijgen als een klant niet op tijd heeft betaald. Automatisch betalingsherinneringen versturen, behoort vaak ook tot de mogelijkheden. Daar heeft een ondernemer dan geen omkijken naar.’

Korter op de bal

‘Als onze klanten gebruikmaken van boekhoudsoftware helpt ons dat ook’, vervolgt hij. ‘Omdat de zakelijke inkomsten en uitgaven direct zichtbaar zijn, zitten we dichter op de bal. Althans, als de klant volledig gebruikmaakt van de digitale mogelijkheden. Er komen ook nog regelmatig klanten langs die een stapel uitgeprinte facturen bij zich hebben, waar ze dan met de pen wat data op hebben gekrabbeld. Maar meestal is dat slechts een fase: als ze zien dat boekhoudprogramma’s echt doen wat ze willen, groeit het vertrouwen en voelen ze geen behoefte meer om alles voor de zekerheid ook nog zelf in een aparte spreadsheet of op papier bij te houden.’

Onnodige discussies

Veel kan automatisch. Maar het maken van een factuur? Dat is nog altijd een taak voor de mens. Daarbij gaat het om een taak die ondernemers nog weleens voor zich uit willen schuiven. Niet handig, waarschuwt Van der Voet: ‘Hoe langer je wacht met het sturen van een factuur, hoe groter de kans dat een klant niet meer zo goed weet wat er precies is geleverd en in discussie gaat over het gefactureerde bedrag. Die discussies kunnen vervolgens weer tot vertraging in het betaalproces leiden. Dus vandaag iets geleverd? Stuur dan bij wijze van spreken morgen meteen de factuur. Dan zit het nog vers in het geheugen van de klant en zal die sneller bereid zijn om het verschuldigde bedrag meteen over te maken.’

Betaallink op de factuur

Over het meteen overmaken van bedragen gesproken: steeds meer ondernemers maken gebruik van de mogelijkheid om in hun facturen ook meteen een betaallink op te nemen. ‘Dat doen wij ook, en dat werkt goed. Het is ongelooflijk hoe snel veel mensen dan betalen. Dat is een optie die het debiteurenbeheer een stuk makkelijker maakt en die tot een betere cashflowpositie leidt.’

Zakelijk zijn

De vraag of Van der Voet Finance zelf ook te maken heeft met klanten die te laat of zelfs helemaal niet betalen, raakt een gevoelig punt. ‘Als administratiekantoor hebben we als geen ander inzicht in de financiële situatie van onze klanten. Maar wat doe je als je aan de cijfers ziet dat het wat minder gaat? Het is dan nogal hard om gelijk afscheid te nemen. Als een klant na een betalingsherinnering nog steeds niet heeft betaald, zoeken we persoonlijk contact. Vaak bellen we dan even om de situatie te bespreken. Gebeurt er vervolgens niets en wijst alles erop dat een klant echt niet gaat betalen? Dan moeten we toch zakelijk zijn en de samenwerking beëindigen, hoe vervelend dat ook is. Dat blijft een worsteling. Maar afscheid durven nemen van slecht betalende klanten: dat hoort ook bij het ondernemerschap. En dat vertel ik mijn klanten ook weleens.’