Zelfverzekerd ondernemen: bouwen aan een weerbaar bedrijf 

Ondernemers sturen op groei en efficiëntie, het nemen van risico’s hoort erbij. Toch is het ene risico het andere niet. Want loop je risico zonder dat je het in de gaten hebt of weeg je bepaalde risico’s met inzicht en voorbereiding af? ‘Als je niet alleen kijkt naar kansen, maar af en toe ook stilstaat bij risico’s, kun je met vertrouwen blijven ondernemen’, aldus senior risk engineer Interpolis, Richard van der Tuin.

Een productieproces centraliseren om efficiënter te werken. Een batterij plaatsen om de energievoorziening toekomstbestendiger te maken. Of werkzaamheden uitbesteden om sneller te kunnen groeien. Het zijn stuk voor stuk strategische keuzes die ondernemers kunnen maken om hun bedrijf vooruit te helpen. Maar wat ze vaak niet in de gaten hebben, is dat deze kansen ook nieuwe risico’s met zich mee kunnen brengen. Door productie op één locatie samen te brengen, verdwijnt bijvoorbeeld een uitwijkmogelijkheid als er op die locatie iets misgaat. Een batterij kan een risico vormen voor omliggende bedrijfsprocessen als deze in brand vliegt. En door werk uit te besteden, kunnen er ongemerkt afhankelijkheden ontstaan en kan belangrijke kennis uit de eigen organisatie verdwijnen. Wat een bedrijf op één vlak sterker maakt, kan het op een ander vlak juist kwetsbaarder maken. 

Bedrijfscontinuïteit als blinde vlek 

Volgens senior risk engineer bij Interpolis, Richard van der Tuin, staan ondernemers niet altijd stil bij de bedrijfscontinuïteit. En als ze dat wel doen, onderschatten ze de gevolgen van bepaalde risico’s vaak. ‘Bij een brand leeft bijvoorbeeld nog vaak de gedachte dat de brandweer het vuur wel blust. Maar de brandweer zet geen levens op het spel om jouw bedrijf te redden’, aldus Van der Tuin.  

Een andere misvatting is dat je als ondernemer goed genoeg verzekerd bent. ‘Ja, een verzekering helpt om assets te herstellen en lasten door te betalen. Maar als jij anderhalf jaar lang niet in staat bent om te leveren, is de kans klein dat klanten op je gaan wachten. Zij moeten ook door.’ 

Bedrijfscontinuïteit draait volgens Van der Tuin dan ook vooral om de vraag: wat heb je nodig om te kunnen blijven leveren? En juist dat hele continuïteitsdenken is volgens Van der Tuin vaak een blinde vlek, omdat het niet tot het dagelijkse werk van ondernemers behoort. Daarom adviseert hij om er regelmatig bewust bij stil te staan. Een risicoscan van je bedrijf kan bijvoorbeeld helpen om die cruciale factoren in kaart te brengen. ‘Bedrijfscontinuïteit gaat niet alleen over hoe snel je herstelt. Het gaat over of je tijdens het herstel kunt blijven leveren.’ 

Begin met een A4’tje 

Als senior risk engineer helpt Van der Tuin ondernemers hierbij. Met een bedrijfsscan kan hij bijvoorbeeld (nieuwe) risico’s en afhankelijkheden inzichtelijk maken, bepalen welke risico’s van invloed zijn op de bedrijfscontinuïteit en risico’s waar mogelijk helpen voorkomen of de impact ervan beperken. Naar aanleiding van zo’n scan kunnen bedrijven bepalen wat zij zelf kunnen dragen en passend willen verzekeren. ‘Maar je kunt het als mkb’er ook zelf doen’, voegt Van der Tuin toe. ‘Je hoeft niet meteen een dik continuïteitsplan te maken, maar zet op een A4’tje welke processen cruciaal zijn, hoe lang je die maximaal kunt missen, van welke leveranciers en systemen je afhankelijk bent, en op welk minimumniveau je moet kunnen doorgaan. Maak daarna een realistische inschatting van de hersteltijd. Vraag dat zo nodig na bij leveranciers, onderhoudspartijen of je technische dienst. Het verschil tussen wat nodig is en wat werkelijk haalbaar is, laat zien waar je kwetsbaar bent.’ 

Hiermee wil Van der Tuin beslist niet zeggen dat je als ondernemer alle risico’s moet uitsluiten. ‘Risico’s horen bij het ondernemen. Het verschil dat ik als risk engineer voor de ondernemer wil maken zit hem meer in het bewustzijn: loop je een risico zonder dat je het in de gaten hebt of neem je een risico waarbij je de kans en mogelijke gevolgen goed hebt afgewogen?’ 

Wanneer je na een blik op dat A4’tje tot de conclusie komt dat je bepaalde risico’s niet acceptabel vindt, zijn er volgens hem grofweg drie knoppen waar je aan kunt draaien: verklein de kans dat het gebeurt, beperk de impact als het toch gebeurt en bereid voor hoe je tijdens het herstel kunt blijven leveren.  

Verklein de kans en de impact 

Van der Tuin geeft een voorbeeld rondom brandveiligheid. ‘Ontwerpers en brandveiligheidsadviseurs richten zich primair op het voldoen aan wet- en regelgeving. Die regelgeving is in de eerste plaats bedoeld om mensen te beschermen. Voor ondernemers is daarnaast de vraag relevant wat een brand betekent voor productie, klanten en leverbetrouwbaarheid. Het is goed om dit bij bouw- en verbouwplannen in het ontwerp mee te laten wegen.’ Hij verwijst daarbij naar de eerdergenoemde centralisatie van productie. ‘Staan er meerdere gelijkwaardige productielijnen in hetzelfde brandcompartiment, dan kan één brand in één keer de volledige productiecapaciteit uitschakelen. Door die lijnen over verschillende brandcompartimenten te verdelen en passende brandbeveiliging toe te passen, blijft een deel van de productie behouden als er iets misgaat. Ook een batterij voor energieopslag kun je zo plaatsen dat een eventuele brand niet direct je gebouw of belangrijkste bedrijfsproces raakt.’  

Verder ziet Van der Tuin dat afhankelijkheden vaak ongemerkt groeien. Een leverancier levert jarenlang probleemloos een essentieel onderdeel, een specialist kent als enige een cruciaal proces of een klant vertegenwoordigt een steeds groter deel van de omzet. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang het bedrijf de afhankelijkheid kent en vooraf heeft nagedacht over alternatieven als die cruciale schakel wegvalt. ‘Je hoeft niet alles zelf te doen. Je moet alleen weten wat er gebeurt als een ander het niet meer voor je doet.’ 

Denk vooraf na over herstel 

Natuurlijk kun je nooit alles voorkomen. Daarom is vooraf nadenken over herstel minstens zo belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan stroomuitval door overbelasting van het net. Van der Tuin: ‘Hoe je je voorbereidt op stroomuitval hangt af van de gevolgen voor het bedrijf. Sommige bedrijven kunnen een paar dagen stilstand op een later moment inhalen en hoeven daarvoor weinig extra maatregelen te nemen. Wordt uitval binnen een dag kritisch, dan is het verstandig om vooraf na te denken over een tijdelijke noodstroomvoorziening. Zorg dan dat duidelijk is wat voor generator nodig is, waar deze vandaan komt, waar deze kan worden opgesteld en hoe hij wordt aangesloten. Kun je zelfs geen uur zonder stroom, dan ligt een vast opgestelde noodstroomvoorziening meer voor de hand.’ 

Pak ook digitaal de regie  

Of denk aan een hack die ervoor zorgt dat digitale processen al dan niet tijdelijk geblokkeerd zijn. Welke gegevens heb je absoluut nodig om door te kunnen? Waar staat je back-up? En kun je je belangrijkste werkzaamheden voortzetten als je systemen onverwacht uitvallen? Emy de Kock, business developer Preventie en Continuïteit bij Interpolis, weet hier alles van. ‘Veel ondernemers hebben hier nog nooit over nagedacht. Dat overkomt mij toch niet, denken ze dan. Maar een keukenleverancier zal toch echt moeten weten wanneer welke keuken bij wie moeten worden geleverd. Maar hoe doe je dat zonder toegang tot je systemen?’ Ook zij benadrukt dat dit niet direct om een heel IT-plan vraagt. ‘Bespreek met je medewerkers wat absoluut onmisbaar is en zet het op papier, of bezoek eens een webinar en zorg dat je de basis begrijpt. Het gaat om bewustwording. Denk niet dat het jou niet overkomt, maar pak de regie.’ 

De rol van de werkgever bij ziekteverzuim 

Volgens Maarten Trimp, manager Product & Portfoliomanagement Inkomen Collectief, speelt ook ziekteverzuim van medewerkers een belangrijke rol bij bedrijfscontinuïteit. ‘Als werkgever heb je meestal geen invloed op de oorzaak van verzuim – denk aan ziekte, een ski-ongeluk of overbelasting door mantelzorg – maar je hebt weldegelijk invloed als het om de duur van het verzuim gaat.’ Veel bedrijven onderschatten die rol. ‘Een verzekering zorgt voor financiële ontlasting en verzuimbegeleiding, maar wat doe je als werkgever? Daar kun je als bedrijf van tevoren over nadenken. Zorg bijvoorbeeld voor beleid en budget, en een cultuur waarin verzuim en terugkeer bespreekbaar zijn. Je hoeft het ook niet allemaal zelf te doen – daar zijn immers externe specialisten voor – maar bekijk op voorhand hoe jij als werkgever medewerkers zo goed mogelijk weer duurzaam kunt inzetten.’ 

Continue weerbaarheid 

Van hack tot verzuim en van stroomstoring tot brand. Als het om bedrijfscontinuïteit gaat, heb je als ondernemers veel om over na te denken wil je vanzelfsprekend kunnen ondernemen. Een risicoscan is daarbij een belangrijk hulpmiddel, maar blijft een momentopname. Bedrijven groeien, verduurzamen en tegelijkertijd verandert de wereld om hen heen. Van der Tuin adviseert ondernemers daarom om de kwetsbaarheden geregeld opnieuw te onderzoeken. ‘Zo bouw je aan een weerbaar bedrijf dat ook bij tegenslag kan blijven leveren en veerkrachtig genoeg is om morgen succesvol verder te ondernemen.’