Direct naar het hoofdmenu Direct naar de content
Dit artikel wordt u aangeboden door NS Zakelijk
De redactie van Het Financieele Dagblad draagt voor deze inhoud geen verantwoordelijkheid.

De CO2-rapportageplicht komt eraan. Wat moet je als werkgever regelen?

HR-managers bij werkgevers met meer dan honderd werknemers krijgen er een nieuwe taak bij: ze moeten het zakelijke verkeer en de woon-werkkilometers van hun medewerkers gaan bijhouden. Het doel van deze nieuwe regeling is het zakelijke verkeer te verduurzamen. Willem-Jan Pranger, Key Accountmanager bij NS Zakelijk, legt uit hoe dat zit.

Willem-Jan Pranger, Key Accountmanager bij NS Zakelijk: ‘Je kunt deze regeling als incentive zien om je mobiliteitsbeleid te verduurzamen.’

Willem-Jan, welke gevolgen heeft de Normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit (WPM) voor werkgevers?

‘Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers met meer dan honderd werknemers alle zakelijke kilometers en de woon-werkkilometers van hun werknemers gaan bijhouden. Het totale aantal moet in de eerste helft van het volgende jaar doorgegeven worden aan de overheid. Dat lijkt in eerste instantie niet zo ingewikkeld, totdat je beter kijkt. Als je bijvoorbeeld een medewerker hebt met een leaseauto en een NS-Business Card, dan heb je geen idee hoeveel kilometer hij of zij zakelijk reist. En die kennis is wel nodig, want woon-werkverkeer moet los van zakelijk verkeer worden gerapporteerd. Wij kunnen als NS onze klanten natuurlijk doorgeven hoeveel OV-kilometers er zijn gereisd, maar hoe splits je dat vervolgens uit naar woon-werk of zakelijk? Daarvoor heb je meer informatie nodig. Dat kunnen werkgevers zelf organiseren, maar dat leidt al snel tot veel werk en administratieve lasten voor werknemers. Daarom zie je dat steeds meer werkgevers kiezen voor tooling die daarbij kan helpen. De laatste maanden heb ik al meerdere werkgevers mogen helpen om dit te organiseren. En dat doen we bij NS niet alleen voor het vervoer per trein.’

We moeten het met zijn allen doen

Willem-Jan Pranger
Key Accountmanager Zakelijk bij NS

Wat moeten werkgevers exact registreren?  

De rapportageverplichting houdt in dat je ieder jaar een opgave doet van het totaal aantal gereisde kilometers door medewerkers voor de organisatie, zowel woon-werkverkeer, als zakelijke reizen. Deze kilometers rapporteer je apart voor het soort vervoermiddel en type brandstof. Zo wordt er bij auto’s onderscheid gemaakt tussen de verschillende brandstoftypen: benzine, diesel, elektrisch en hybride. Er komt een handreiking van de overheid waarin staat voor welke werkgevers deze regeling geldt en wat ze precies moeten vastleggen. Ook staat erin welke stappen werkgevers moeten zetten om dit te regelen.’

Wat ik jammer vind, is dat het met name als rapportageverplichting wordt gezien, terwijl er een veel breder denkbeeld achter zit, namelijk de mobiliteit verduurzamen

Willem-Jan Pranger
Key Accountmanager Zakelijk bij NS

Welke vragen krijg jij van klanten over de nieuwe regeling? Welke zorgen en uitdagingen zijn er?

‘Werkgevers vragen zich af wat er op ze afkomt. Wat moeten we doen? Hoe ziet dat eruit? Hoe streng is het? Wie gaat het handhaven? Ik hoor vaak: ‘‘Help, de overheid wil weer informatie van mij en ik moet dat gaan verzamelen. Hoe doe ik dat?” Er is best veel onzekerheid, merk ik. Wat ik jammer vind, is dat het met name als rapportageverplichting wordt gezien, terwijl er een veel breder denkbeeld achter zit, namelijk de mobiliteit verduurzamen. We moeten het met zijn allen doen.’
‘De komende jaren wordt gekeken of de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit van alle werkgevers met honderd of meer werknemers onder een vastgesteld CO2-uitstoot plafond blijft. Als we daar niet bij in de buurt komen, gaat de overheid besparingsdoelstellingen via normstelling opleggen. Dat is de stok. Maar het kan ook met de wortel: als je als bedrijf ziet dat je twee keer meer CO2 uitstoot dan vergelijkbare bedrijven in de branche, dan weet je dat je iets niet goed doet. Dus je kunt deze regeling ook als incentive zien om je mobiliteitsbeleid te verduurzamen.’

De regeling gaat per 1 juli 2024 in. Welke stappen moeten werkgevers zetten om op tijd klaar te zijn?

‘Het begint met een inventarisatie van het mobiliteitsbeleid. Op basis daarvan kun je inventariseren wat je moet doen of wat je extra van je toeleveranciers moet vragen. Soms is extra actie niet nodig. Stel dat je beleid is dat medewerkers hun NS-Business Card alleen mogen gebruiken voor zakelijke reizen en de rest van de kilometers moeten ze declareren, dan ben je er al bijna. Van die zakelijke kilometers krijg je al direct een overzicht en kun je direct opnemen in je jaarrapportage. Als je dat onderscheid niet hebt, moet je zakelijk, woon-werk en wellicht privé gaan uitsplitsen. Als je een standaardbedrag vergoedt aan mensen die met de auto reizen, weet je niet welk op type brandstof die auto’s rijden. Ook dan ligt er nog wel wat werk in het verschiet.’

‘Aan werkgevers die zelf met de registratie aan de slag willen, adviseer ik om de stappen in de handreiking van de overheid te volgen. Aan de hand daarvan kunnen ze een plan maken en dat toetsen met hun mobiliteitsleveranciers. Met een goede enquête kom je voor woon-werkverkeer best een heel eind, zonder dat je daar specialistische hulp voor inschakelt. Wanneer werkgevers hier niet zelf mee aan de slag willen kunnen ze altijd advies inwinnen bij hun mobiliteitsleveranciers, zoals NS.’

NS Go biedt werkgevers inzicht in hun kosten, het aantal kilometers woon-werk en zakelijk gesplitst en de modaliteiten én ze krijgen tips over hoe ze hun medewerkers duurzamer kunnen laten reizen

Willem-Jan Pranger
Key Accountmanager Zakelijk bij NS

Hoe ontzorgt NS Zakelijk klanten op dit gebied?

‘We kunnen meedenken over het mobiliteitsbeleid in combinatie met de rapportageplicht: waar sta je en wat heb je nodig om je doelstellingen te bereiken? Zoals gezegd hóéft het niet ingewikkeld te zijn. De sleutel ligt bij het optimaal benutten van de nu te leveren data met het eigen beleid. Voor grote bedrijven of voor bedrijven met een complex mobiliteitsbeleid hebben we NS Go, een platform waarop medewerkers hun kilometers kunnen bijhouden en declareren en dat directe sturingsmogelijkheden biedt. Dat gebeurt allemaal zo veel mogelijk automatisch, zodat het voor zowel werknemer als werkgever bijna geen moeite kost. Daaruit rolt ook aan het eind van het jaar een kilometeroverzicht per brandstoftype, het biedt werkgevers inzicht in hun kosten, het aantal kilometers en de modaliteiten – en ze krijgen tips over hoe ze hun mobiliteitsbeleid kunnen verduurzamen. Bijvoorbeeld door de fietsvergoeding te verhogen, want die is vaak lager dan de vergoeding per gereden autokilometer. Maar ook enkel met een mobiliteitskaart, zoals de NS-Business Card, kun je al eenvoudig de OV-kilometers van je werknemers bijhouden. Voor ieder bedrijf is er een andere oplossing en daar denken we graag over mee.’

WPM: duurzaam reizen wordt de norm  

In het Klimaatakkoord van Parijs staat een flinke to-do-lijst om te voorkomen dat de temperatuur op aarde te veel oploopt. Een prominent onderdeel op die lijst is ‘persoonlijke mobiliteit’: mensen die zich van A naar B verplaatsen. Meer dan de helft van de kilometers die mensen maken, is werkgebonden. Het ligt dus voor de hand dat werkgevers een grote rol spelen bij het terugdringen en verduurzamen van woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit. De overheid heeft het besluit Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) opgesteld, bedoeld voor werkgevers met honderd werknemers of meer, en waar de rapportageplicht onderdeel van uitmaakt. In totaal werkt daar ruim zestig procent van alle werknemers in Nederland.

Die werkgevers moeten vanaf 1 juli 2024 alle werkgebonden kilometers van hun werknemers registreren en rapporteren. Dit besluit Werkgebonden Personenmobiliteit moet tussen nu en 2030 leiden tot een reductie van 1,5 Mton CO2. Want dat is immers het hogere doel van de regeling: het verduurzamen van persoonlijke mobiliteit en werkgevers stimuleren om na te denken hoe ze dat kunnen doen. Pas als ze inzicht hebben in hoe groen de mobiliteit van hun werknemers nu al is – of niet – en waar de zwakke plekken zitten, kunnen ze stappen zetten om hun mobiliteitsbeleid verder te verduurzamen. Het besluit voorziet in een stok (normstelling) mochten de vrijwillige stappen tot onvoldoende resultaat leiden. Als NS Zakelijk willen we – met onze klanten – een dergelijke stok voorkomen en vooral ook helpen met verduurzamen.

NS Go: hét complete platform voor zakelijke mobiliteit

NS Go is een mobiliteitsplatform waarop medewerkers hun zakelijke en woon-werkreizen registreren. Met elk type vervoer: van auto tot openbaar vervoer, van deelvervoer tot fiets. Dat is zo ingericht dat het zo min mogelijk handelingen vraagt. Zo voldoe je als organisatie automatisch aan de WPM-regeling. Ook verreken je met NS Go automatisch kosten, vergoedingen en declaraties met het salaris en heb je 24/7 inzicht in gebruik, kosten en CO2-uitstoot. Zo maken we het jou én je medewerkers gemakkelijk. Laat NS Zakelijk voor je werken.