Een nieuw, flexibel mobiliteitsbeleid? Nu is het moment

Een paar jaar geleden was ons woon-werkverkeer behoorlijk voorspelbaar. Tegenwoordig is het veel flexibeler en ook moeilijker te voorspellen. Dat vraagt om een flexibel en duurzaam mobiliteitsbeleid van werkgevers. Marthijn ter Averst, Salesmanager bij NS Zakelijk, legt uit hoe je een dergelijk beleid zo optimaal mogelijk inricht. 

Marthijn, hoe is het reisgedrag van werknemers veranderd de afgelopen jaren? 

‘De laatste jaren werken we veel meer vanuit huis en we reizen minder. Als we reizen, is het vaker plaatsonafhankelijk. Werknemers kiezen bijvoorbeeld in plaats van kantoor voor een koffietentje of een deelwerkplek, zodat ze daarna makkelijker kunnen doorreizen naar een volgende afspraak. Bij grote bedrijven met meerdere kantoorlocaties zie je dat werknemers veel vaker kiezen tussen die verschillende locaties. Mensen reizen dus flexibeler. Daardoor nemen ze andere beslissingen, bijvoorbeeld door de tweede auto de deur uit te doen en hun woon-werkverkeer anders in te richten.’

‘Ook zien we dat deelvervoer enorm in opkomst is. Dus voor ons als breed mobiliteitsbedrijf zitten de uitdagingen niet zozeer in het treinnetwerk – iedereen reist nog steeds in de spits, vooral op maandag en donderdag – maar vooral in het faciliteren van the last mile naar kantoor, met fietsen, deelfietsen en scooters. NS Zakelijk voegt elk jaar nieuwe vormen van deelvervoer toe, die eenvoudig zijn te gebruiken met de NS-Business Card. Zo faciliteren we werknemers en organisaties in die last mile.’ 

Voor welke uitdagingen staan werkgevers door dat veranderde reisgedrag? 

‘In negen van de tien gesprekken die ik met klanten heb, vragen ze hulp om hun mobiliteitsbeleid te verduurzamen. Een groot telecombedrijf was laatst in het nieuws, die vergoedt 40 cent per fietskilometer. Ik hoor van klanten vaak dat hun huidige mobiliteitsbeleid niet meer past bij de manier van reizen. Dat beleid is bijna altijd kilometer-gebaseerd: op een vergoeding per gereden kilometer. Maar ons reisgedrag is tegenwoordig iedere dag anders. Toen we vijf dagen per week naar kantoor kwamen, was het mogelijk om voor de hele maand uit te rekenen wat de reiskostenvergoeding was. Dat werkt nu niet meer. We hebben de thuiswerkvergoeding erbij gekregen, de ene keer gaan we met het ov, de andere keer lopen of fietsen. Bedrijven met een nieuw beleid hebben dus voor al die modaliteiten een andere kilometervergoeding. Dan krijg je een heel dynamische samenstelling van het arbeidsvoorwaardenpakket.’

‘Ik merk dat bedrijven die hun mobiliteitsbeleid al hebben aangepast, dat vooral duurzamer en aantrekkelijker voor werknemers hebben willen maken. Ik heb bijvoorbeeld klanten die groene kilometers belonen en grijze kilometers niet per se bestraffen, maar minder belonen. Reizen met het ov vergoeden ze volledig, zowel privé als zakelijk. Lopen en fietsen vergoeden ze met 40 cent per kilometer en de auto met 16 cent per kilometer. Dan kost het de werknemer dus geld om met de auto te gaan. Dan krijg je andere beslissingen. En natuurlijk een andere manier van registreren. Ik probeer er altijd voor te zorgen dat deze veranderingen in het mobiliteitsbeleid geen extra werk voor de organisaties opleveren, want dat demotiveert natuurlijk. We willen het juist makkelijker maken om groene keuzes te stimuleren.’ 

Hoe creëer je een mobiliteitsbeleid dat flexibel is en tegelijkertijd bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen, zoals duurzaamheid, vitaliteit en budget? 

‘In dat soort trajecten krijgen werkgevers met drie dingen te maken. Ten eerste moet het stakeholderveld intern op orde zijn. Iedereen moet aangesloten zijn, zeker omdat je met privacygevoelige gegevens werkt, namelijk reisdata. Daar vinden mensen wat van. Het tweede is de complexiteit, dus mijn advies is om het simpel te houden. Ga niet voor iedereen op zoek naar het passende plaatje, focus niet op de uitzonderingen. Er is namelijk altijd wel iemand voor wie het niet past. Probeer voor negentig procent van de medewerkers een passend mobiliteitsbeleid te creëren. En drie: zorg dat het administratief handelbaar is. Tegen die administratie ga je aanlopen, die moet je automatiseren. Daar heb je tegenwoordig mooie oplossingen voor. Mensen zien die administratie vaak over het hoofd. Hoe gaan we zorgen dat iedereen de juiste uitkeringen krijgt en de juiste inhoudingen? Daar denk ik vanuit mijn rol natuurlijk graag in mee.’ 

‘Ik merk dat werkgevers angstig zijn voor de kostenverhoging: ze weten niet zo goed waar ze aan beginnen. En dan gaat het niet zozeer om de investering, om het totaalbedrag, maar om de complexiteit van de kosten, om het alloceren van financiën. Waar je voorheen je kilometervergoeding had en die heel makkelijk kon uitrekenen, ga je nu op een andere manier vergoeden. Dat loslaten, daar gaan wel een paar gesprekken overheen. Maar het is wel passender bij de huidige tijd.’ 

Hoe richt je dit beleid zo in dat het zowel de werkgever als de werknemer ontzorgt?  

‘Ten eerste door het simpel te houden. En ten tweede door zoveel mogelijk te faciliteren én het administratief te automatiseren. Ga dat dus niet met bonnetjes en declaraties doen. Door het te automatiseren voldoe je ook meteen aan veranderende wet- en regelgeving, zoals de normerende regeling Werkgebonden Personenmobiliteit. Voor werknemers is het kostenaspect van hun woon-werkverkeer het grootste struikelblok. Door een kostenneutraal en duurzaam mobiliteitsbeleid wordt het juist een pluspunt. En kijk of je in je mobiliteitsbeleid medewerkers ook privé kunt faciliteren. Bijvoorbeeld dat mensen in hun privétijd ook de deelauto mogen gebruiken. Dat deel wordt dan ingehouden op het salaris. Het feit dat je dat beschikbaar stelt, zorgt echt voor een positieve verandering.’ 

Hoe ontzorgt NS Zakelijk werkgevers op dit gebied?  

‘NS Zakelijk is een partij die werkgevers kan ondersteunen bij een flexibel mobiliteitsbeleid door mee te denken en advies te geven. Anderzijds bieden we natuurlijk met onze producten de mogelijk om dit mobiliteitsbeleid tot uitvoering te brengen. Het lijkt complexe materie, maar met de juiste informatie en de juiste mensen aan tafel hoeft dat het niet te zijn. Dus laat je goed informeren en mijn advies is om nu te beginnen. De strijd om de werknemer is tegenwoordig groot en een flexibel en duurzaam mobiliteitsbeleid kan datgene zijn wat werknemers over de streep trekt.’