Groeien dankzij public cloud: sanitairspecialist RIHO doet het 

Een knalroze badkuip aanbieden als inhaker op de Barbie-hype? Sanitairfabrikant RIHO draait er z’n hand inmiddels niet voor om: van productie tot levering, in twee weken is de bestelling afgerond. Iets wat niemand dertig jaar geleden had kunnen bedenken. Maar tijden veranderen. Mede dankzij de cloud ERP van SAP kan het bedrijf nu sneller leveren, beter inspelen op de markt en ligt er een basis voor groei.  

Familiebedrijf RIHO heeft vestigingen in Nederland, België, Duitsland, Tsjechië, Hongarije en Polen. In ruim dertig jaar heeft de sanitairfabrikant zich Europees gevestigd als leverancier aan groothandels, webwinkels, distributeurs en verkooppunten van sanitair. De automatisering groeide mee, maar niet overal op dezelfde manier. De landen in Oost-Europa werkten met een ander ERP-systeem dan de landen in West-Europa. ‘Dat was gedoe’, zegt Guy Claesen, Group CEO van RIHO International en aanjager van het plan om geïntegreerd en uniform te gaan werken. ‘Een Belgische order ging naar Nederland, zij stuurden die als bestand door naar Tsjechië, waar hij met de hand werd ingevoerd in het systeem. Vervolgens verdween alles in een blackbox. We hoorden pas weer iets wanneer de order werd verscheept.’ 

Uitgangssituatie 

De fabrieken van RIHO werkten op capaciteit en niet op vraag. Wat de productielijnen aankonden, werd gemaakt, met flinke voorraden tot gevolg. Dat was geen probleem tijdens de coronaperiode waarin iedereen zijn huis verbouwde. Maar na een hausse volgt altijd een dip, weet ook Claesen. Gelukkig was RIHO toen al bezig om de ERP-systemen te vernieuwen en processen te stroomlijnen en na zestien maanden voorbereiding ging iedereen bij RIHO in mei 2022 over op hetzelfde SAP-systeem. Alle processen en bijbehorende data werden geïntegreerd: productie, logistiek, sales en finance. Iedereen werkt nu met dezelfde dataset, met één bron van waarheid. En met resultaat, want het bedrijf werkt nu – in een tijd waarin minder wordt gebouwd en verbouwd – vele malen effectiever dan de concurrentie. 

Slepen met data 

De verandering werd gedreven door behoefte aan inzicht, zegt Claesen. ‘We sleepten met data in het bedrijf, maar hadden toch te weinig informatie.’ Claesen, voormalig IT’er, ging daarom op zoek naar een partner om samen de verschillende processen en systemen te integreren. De keuze viel op NTT DATA Business Solutions. Claesen: ‘We zijn een klein bedrijf, maar werken wel internationaal. We hebben te maken met lokale regels en wetten en moeten aan al die eisen voldoen. En die verschillen per land. En hoewel we allemaal in de EU gevestigd zijn, doen accountancykantoren het juridisch-financieel ook allemaal op hun eigen manier.’ 

Public cloud 

De Oost-Europese collega’s hadden goede ervaringen met deze SAP-partner. Andersom was er ook een klik en een cultuurmatch, zegt Monic van Aarle, managing director NTT DATA Business Solutions. ‘Onze bedrijven zijn pragmatisch. De manier van communiceren sloot goed aan.’ En NTT DATA kent de maakindustrie. ‘Onze adviseurs weten welke vragen zij moeten stellen om tot het juiste gesprek te komen.’ Daar kwam nog eens bij dat de partijen dezelfde visie hebben op de cloud. ‘Guy wilde geen maatwerk in een private cloud. Hij wilde public. Dat betekent echt standaardiseren, dus voldoen aan de kaders, ook voor de eigen oplossingen.’ Claesen valt haar bij. Maatwerk betekent immers extra kosten voor het bouwen én het onderhoud. ‘Ik wilde geen groot IT-team en ik wilde niet zwaar investeren in servers en computers. Daarbij, ik kom uit de IT. Ik weet dat ik de security nooit zo goed kan regelen als een bedrijf als SAP.’ 

Piano  

Veel bedrijven vinden het idee van een public cloud onprettig. Die cloudruimte moet immers worden gedeeld met anderen. Er moet worden voldaan aan standaardisatie. Is er wel ruimte voor het eigen unieke karakter en de bijbehorende oplossingen? Voor een antwoord hoeven we niet ver te zoeken: standaardisatie laat genoeg ruimte voor creativiteit. Denk aan een piano. Of je nu speelt op een vleugel of een honkytonk, beide hebben dezelfde zwarte en witte toetsen op dezelfde toonhoogte waar unieke melodieën op gecomponeerd en gespeeld kunnen worden. Volgens Van Aarle is de tijd ook rijp voor het loslaten van maatwerk. ‘Wij merken dat onze klanten steeds meer openstaan voor werken volgens standaarden. En minder voor bouwen aan maatwerk.’ Om de RIHO-leiding voor te bereiden op de publieke cloud liet Claesen eerst de fileservers overzetten, daarna de mailservers. ‘Toen ik de directie liet zien hoe goed de nieuwe cloudinfrastructuur werkte en wat dat kostte, hadden we intern geen discussie meer. We gingen public.’ 

Datakwaliteit 

De grootste uitdaging in het traject was om de data kwalitatief goed te maken. Gegevens zoals afmetingen, prijzen en productnamen werden overal op een andere manier opgeslagen. Commercie en techniek hadden ieder hun eigen sets masterdata en verschillende vestigingen beschikten over andere gegevens. Zo had Duitsland de marketingdata, Tsjechië de technische. ‘De vervuiling die in dertig jaar in zes landen was ontstaan, konden wij niet autonoom fixen. Een behoorlijk ingewikkelde klus, waar je behoorlijk tegenop kunt zien. De expertise van NTT DATA heeft ons echter veel tijd en moeite bespaard. Een analysetool van SAP beoordeelde alle data op kwaliteit en bracht in kaart wat er verbeterd moest worden. Dat leverde nogal wat output op’, zegt Claesen met gevoel voor understatement. Ook werd er besloten om de structuur van de masterdata te veranderen. Productnummers kregen een andere hiërarchie. ‘Hier werken mensen die alle productnummers uit hun hoofd kenden. Die moesten natuurlijk wennen, maar zijn nu blij met de nieuwe structuur. Ook voor nieuwe werknemers is het veel logischer.’ 

Mensen meenemen 

Medewerkers van RIHO zijn vanaf het begin meegenomen in het veranderproces. Van Aarle: ‘We organiseerden meerdere workshops en spraken met cruciale gebruikers. Zij bekeken de processen in hun werk en hoe die zich zouden vertalen naar de cloud. Wij lieten zien wat hun plek was in de keten en hoe hun werk dat van collega’s voor en na hen beïnvloedde. Door het grote plaatje zichtbaar te maken, zien mensen wat de gevolgen zijn van hun handelen. Wat hun plek is in het werkproces.’  

Mensen werden dus getraind, handleidingen opgesteld en er werden key-users opgeleid die hun collega’s weer konden helpen. Op deze manier leerden zo’n honderdvijftig mensen omgaan met het systeem. Dat gebeurde op verschillende niveaus. Op productielocaties werd bijvoorbeeld getraind met het scannen van producten met barcodes en RFID. Claesen: ‘Het is dus niet zo dat we alle technische zaken klaar hadden en dat toen alle mensen nog een keer op cursus moesten. Dat kan niet, want dan krijg je weerstand.’  

Ruimte voor innovatie 

De consequenties van het nieuwe systeem en de integratie zijn enorm, zegt Claesen. ‘We kunnen veel sneller informatie opvragen en de informatie die we opvragen is accuraat. We kunnen nu heel goed op marktvraag produceren. We hebben minder winkeldochters in het magazijn, de voorraadwaarde is zestig procent van wat het was. En we kunnen het juiste product maken op het juiste moment, in alle RAL-kleuren van de regenboog.’ 

Het is een mooie opsomming wat groei voor RIHO betekent en hoe SAP en NTT DATA daarbij ondersteund hebben. De CEO legt bijvoorbeeld uit dat er meer ruimte is ontstaan voor het ontwerpen van compleet nieuwe producten. Zo is de zomer een stille tijd voor de sanitairindustrie, mensen bestellen nu eenmaal minder baden in vakantietijd. De hoofddesigner van RIHO bedacht daarop het tuinbad, the Gardentub. Dit kunststof buitenbad weegt 38 kilo en is verkrijgbaar in verschillende kleuren. ‘Hier was tijd voor omdat ons standaardproces veel minder arbeidsintensief is’, legt Claesen uit. ‘We maken minder fouten en kunnen slimmer plannen omdat alles is gecentraliseerd. En dat geeft ons dus weer ruimte om te werken aan innovaties als de Gardentub.’ 

Toekomstplannen 

De toekomst van RIHO draait in de eerste plaats, uiteraard, om sanitair. Voor de eigen organisatie droomt Claesen van productierobots die rechtstreeks worden geprogrammeerd vanuit het ERP-systeem, dat ook de planningsgegevens heeft. ‘Veel in de fabrieken is al geautomatiseerd. Robots worden niet moe, lijmen een binnen- en een buitenbad altijd op dezelfde manier aan elkaar, en maken de gaten voor gestandaardiseerde jetstreams altijd op dezelfde plek. Als we ze dan ook nog vanuit SAP kunnen programmeren, kunnen we in theorie de hele fabriek besturen vanaf ons bureautje.’ Claesen haast zich te zeggen dat de controle van het werk altijd door mensen gedaan moet worden. ‘Je kunt technisch een perfect product opleveren, maar het menselijk oog besluit als laatste of het ook goed genoeg is.’ 

Datapakketten  

De oud IT’er ziet voor het familiebedrijf ook kansen op een heel ander vlak. ‘Veel van onze klanten zijn webshops zonder showrooms. Die drijven op data. Net als distributeurs voor de groothandel en centrale inkoopbedrijven. Wij hebben die data. Niet alleen perfect in kaart gebracht, ook nog eens van hoge kwaliteit én eenvoudig te ontsluiten.’ Claesen denkt erover om in de toekomst datapakketten aan te bieden aan klanten, die zij dan weer in hun eigen systemen kunnen importeren. ‘Wij hebben baat gehad bij meer inzicht, dat gun ik onze klanten ook.’