Groothandel Brands Group kan internationaal groeien dankzij de public cloud 

Brands Group is leverancier van batterijen en verlichtingsproducten in een markt die zeer competitief is. Om op alle fronten de concurrentie voor te blijven, stapte Brands Group in 2023 over naar de public cloud met SAP S/4HANA Cloud. Volgens CEO en mede-eigenaar Pim Brands was de samenwerking met Aiden cruciaal. ‘Als er geen klik is met een IT-partner, heeft het geen zin om met elkaar in zee te gaan.’ 

In 2023 werd CEO Pim Brands mede-eigenaar van familiebedrijf Brands Group. Hoewel het met 35 mensen een klein bedrijf is, zorgen de internationale organisatiestructuur en een veelvoud aan bedrijfsprocessen ervoor dat het een behoorlijk complexe onderneming is. ‘Het is een reden waarom we opnieuw hebben gekozen voor SAP’, aldus Brands. Dat was niet vanzelfsprekend. Brands Group werkte al dertien jaar met een ERP-systeem van SAP, maar liet voor de stap naar de cloud ook naar andere merken een verkenning doen. ‘We hebben nog gekeken of een kleinere partij of een kleiner pakket voldeed, maar dat was niet zo.’ Brands legt uit dat dit met name te maken heeft met de bedrijfsstructuur. Brands Group hanteert een gecentraliseerd voorraadbeheer voor al haar verkoopentiteiten, waarmee het bedrijf efficiëntie nastreeft in haar operaties. Echter, het verkrijgen van inzicht in productbeschikbaarheid, alsook het beheren van de financiële en logistieke intercompany processen, blijft een uitdaging binnen veel ERP-systemen die geschikt zijn voor mkb-bedrijven.’ 

Soorten klanten 

In het Deurne heeft Brands Group zijn hoofdkantoor en centraal magazijn gevestigd. Vanuit hier bedient het bedrijf zijn klanten in heel Europa. Als vooraanstaande speler op de markt van duurzame energieoplossingen is Brands Group trots om in meerdere landen exclusief distributeur te zijn van een aantal toonaangevende merken, waaronder GP Batteries en Favour Light. Ook groeit het bedrijf dankzij de succesvolle introductie van solarverlichting onder hun eigen merk Brendz. Maar daar blijft het niet bij: onder het label Aqiila introduceert het bedrijf later dit jaar een scala aan nieuwe producten, variërend van powerbanks tot draagbare zonnepanelen en USB-C kabels. Brands: ‘Zo kunnen we inspelen op de groeiende behoeften van consumenten voor mobiele laadoplossingen.’ Verder levert Brands Group ook maatwerkoplossingen aan industriële klanten, waarbij ze zich richten op diverse toepassingen. Hun producten vinden hun weg naar consumenten via een breed scala aan winkels, webshops en de populaire marktplaatsen Amazon en Bol. 

Standaarden 

Dat brede spectrum aan markten wordt nu bediend met behulp van SAP S/4HAHA Cloud en SAP Integration Suite. Om hier te komen werden alle processen rondom verkoop, inkoop, financiële boekhouding en magazijnbeheer opnieuw bekeken en tegen de best practices van SAP gehouden. Brands: ‘Voor ons betekende dit dat we met een standaard gingen werken. SAP doet dat al langer, en voor veel bedrijven, dus er zit een bepaalde logica in het pakket. Voor ons was dit daarom hét moment om goed na te denken over onze eigen processen en integraties van systemen.’ 

Toekomstvisie 

Gijs Roeven werkte als business unit director S/4HANA Cloud van implementatiepartner Aiden een half jaar lang nauw samen met Brands. Hij begint met een compliment. ‘Het tijdstip van de overstap was noemenswaardig. Je was nog maar net mede-eigenaar van Brands Group en besloot als eerste te investeren in de vernieuwing van een dertien jaar oud IT-landschap. De keuze voor public cloud getuigt van toekomstvisie.’ Brands reageert met enige trots op het compliment. ‘Ik werk sinds 2007 bij het bedrijf en een groot deel van de kennis over automatisering zat bij mezelf. Nu zit dat bij veel meer mensen. Bovendien kenden we SAP al en wisten we wat onze knelpunten waren.’ De visie voor toekomstbestendigheid klopt dan ook. ‘Ik wil alles klaar hebben staan voor innovatie. De batterijmarkt is een van competitiefste markten die er is. We moeten dus meer doen dan alleen het product leveren. We moeten meer doen in dienstverlening, marketing, logistiek, en óók in geautomatiseerde oplossingen. We moeten altijd alert zijn en de concurrent een stap voorblijven.’ 

Btw-structuur 

Een belangrijk punt dat is opgelost met de nieuwe SAP-toepassing is dat de Brands Group nu technisch opgewassen is tegen de vele verschillen in fiscale wet- en regelgeving in Europa. Als voorbeeld noemt Brands de btw-structuur in Europa. ‘Met onze uitbreiding naar verschillende voorraadlocaties en klanten verspreid over Europa, zijn er diverse workarounds ontwikkeld om onze btw-administratie nauwkeurig te beheren. Onze volledige btw-registratie is nu strak en netjes ingericht, wat ons in staat stelt om snel te reageren op nieuwe klanten. Deze verbeteringen vergemakkelijken onze groei.’ 

Integraties 

Een andere reden om voor de public cloud te kiezen was de voortschrijdende integratie met de Electronic Data Interchange-systemen (EDI) van klanten en de API-koppelingen met platformen en softwaresystemen. Brands ziet dat die elektronische gegevensuitwisseling een steeds grotere rol gaat spelen en gaat klanten actiever benaderen of ze een rechtstreekse koppeling willen voor uitwisseling. ‘Ik wil een systeem dat levensvatbaar is voor de toekomst. Ook geloof ik in de cloud en in een pakket dat continu wordt ontwikkeld. Voor een upgrade of update hoeven we nu niet het hele ICT-landschap om te gooien. Onze cloudapplicaties groeien mee met de ontwikkelingen in de wereld.’ Zo zet Brands Group bijvoorbeeld SAP Build Process Automation in om de Amazon Marketplace orders af te handelen, waardoor handmatig werk geautomatiseerd wordt.  

Implementatiepartner 

De keuze is op Aiden gevallen als implementatiepartner omdat Brands de kwaliteit van de mensen daar kende. ‘Het ene consultancybedrijf voegt meer toe dan het andere. Ik wist van tevoren dat we met Aiden echt iets goeds gingen neerzetten. Het eindresultaat van een IT-project valt of staat met implementatieconsultants die proceskennis hebben, die meedenken, die begrijpen waar ons werk uit bestaat.’  

We hebben aanvankelijk best wat inhoudelijke uitdagingen het hoofd moeten bieden, geven de heren toe, maar ze konden daar goed over sparren. Zo stroef als het soms ging in het begin, zo soepel ging het met de daadwerkelijke implementatie. ‘We hebben hard gelachen, hard gewerkt en we hielden elkaar goed scherp’, zegt Roeven. Ook SAP was nauw betrokken bij de implementatie. Omdat Brands zeer duidelijk voor ogen had wat hij wilde voor zijn bedrijf, werd de hele organisatiestructuur opnieuw bekeken op schaalbaarheid en toekomstbestendigheid. Roeven: ‘Voor ons was dit een unieke kans. Wij konden terug naar de basis, zoals het opzetten van prijzen en het omgaan met internationale taxatie. Dan moet je als bedrijf kiezen: ga ik, zoals nu het geval is, dummy-vestigingen opzetten om een btw-proces af te beelden of zijn er nieuwe innovaties beschikbaar om dit by the book te doen? Het systeem helpt in een bepaalde richting, maar je kunt nog steeds foute beslissingen nemen. Het is prettig werken met een klant die dat ziet.’ 

In het diepe 

De bezem ging door de prijzenmethodiek en de bedrijfsformulieren, die door de tijd waren verrijkt met talloze regeltjes en afwijkingen. In de nieuwe situatie is alles ‘schoon’ en logisch en werken bijvoorbeeld magazijn en productie netjes hun processen af, zonder geitenpaadjes. Gevraagd naar hoe hij zijn mensen erbij betrokken heeft, zegt Brands dat de afdelingsverantwoordelijken zijn meegenomen in het proces voorafgaand aan de live-gang, maar ‘dat iedereen verder in het diepe is gegooid toen ze naar de cloud gingen’. ‘Ik geloof niet in handleidingen. Niemand leest ze, niemand gebruikt ze. Mensen komen toch aan je bureau met vragen. Mensen leren beter wanneer ze zelf het wiel moeten uitvinden. Het is net als met navigeren: als je altijd een navigatiesysteem gebruikt, leer je de route nooit.’  

Hoog tempo 

Roeven kijkt terug op een project met ‘een uitstekende balans tussen plezier maken en bloedserieus aan het project werken’. Hij vult aan: ‘We hebben inmiddels al een upgrade achter de rug met nieuwe functionaliteiten en er ligt een lijstje klaar met toekomstige automatiseringswensen.’ Roevens enige zorg was of het hoge tempo waarop werd gewerkt wel houdbaar was en het eigenaarschap dat Brands naar zich toetrok wel goed zou uitpakken. ‘Af en toe vroeg ik of we deze koers en snelheid wilden aanhouden. Dat wilden ze. En dus hebben we het project in een relatief korte tijd kunnen doen.’ De mannen liggen elkaar goed en dat is essentieel, zegt Brands. ‘Als je geen klik hebt met elkaar, dan kan het pakket nog zo goed zijn, maar dan hoef ik niet met die partij in zee.’ 

Brands Group ging live in het hoogseizoen. Zonder handleidingen, maar met een open geest, aldus Brands. ‘Ik ben echt heel erg trots op onze organisatie. Iedereen heeft ontzettend hard gewerkt en was enorm flexibel.’