Uitgekookt wil met behulp van SAP de voedseltransitie versnellen
Uitgekookt is marktleider in thuisbezorgde vers-en-klaarmaaltijden. Dankzij precisiewerk weet het bedrijf de juiste maaltijd, op het juiste adres en op het juiste moment te leveren. Daarvoor gebruikte het al jaren een zelfgebouwd ICT-pakket. Om in de toekomst nog meer flexibiliteit en snelheid toe te voegen, stapte Uitgekookt over naar FAST-Solution for Food van SAP-partner Delaware, een uitgebreide ERP-template op basis van SAP S/4HANA.
Het dagelijks maken en bezorgen van vers-en-klaarmaaltijden is maatwerk. Elke maaltijd is in feite een ‘go live’-moment en moet smaakvol, foutloos en op tijd bezorgd worden. Het softwarepakket dat Uitgekookt zelf ontwikkelde, functioneerde jarenlang naar behoren. Uitgekookt blijft echter groeien in omvang en in aanbod. Het was tijd voor een nieuwe ICT-oplossing, passend bij de hogere mate van beheersbaarheid en flexibiliteit die nodig zijn voor nu en in de toekomst.
Divers klantenbestand
Uitgekookt is ontstaan vanuit de ambitie om mensen goed en gezond te laten eten. De familie Van Marle begon al in 1830 met het verbouwen en venten van groenten. Later had de familie de eerste groentewinkel die gewassen en gesneden groente verkocht (vers en in blik). Johan van Marle, eigenaar van Uitgekookt, nam als 23-jarige de groentewinkel van zijn ouders over. Hij begon met de verkoop van verse maaltijden, bereid in een open keuken door een echte kok. Al snel kwam de vraag of hij ook bezorgde. Dat liep hard. In 2018 sloot hij de groentewinkel en richtte hij zich alleen nog op Uitgekookt, waarmee iedereen vers en gezond kan eten, ook als koken even niet uitkomt. Onze unieke combinatie is kwaliteit en gemak’, licht hij toe. ‘Onze klantenkring bestaat uit allerlei mensen: jongeren en ouderen, gezinnen en alleenwonenden. We zijn er voor iedereen die gezond en lekker wil eten zonder zelf te hoeven koken.’ In tien jaar tijd is het bedrijf snel en hard gegroeid. Aanvankelijk verdubbelden de bestellingen ieder jaar, nu laten de cijfers een jaarlijkse groei zien van 35 tot 40 procent.
Dit zijn gekoelde maaltijden, die wil je niet lang in een bezorgauto laten staan
Duizend bezorgers
De belangrijkste reden om indertijd voor een zelfgebouwd ICT-systeem te kiezen, was de logistiek van de bezorgingen. Uitgekookt heeft meer dan duizend bezorgers, die bijna altijd bij dezelfde klanten aanbellen. Van Marle zegt: ‘Dat is heel eigen aan onze dienstverlening. Wij vinden het belangrijk dat de relatie tussen bezorger en klant behouden wordt. Daarom krijg je bij ons negen van de tien keer dezelfde bezorger aan de deur. Waarom dat belangrijk is? Stel dat jij drie keer in de week een maaltijd bestelt en je bent een keer niet thuis. Dan kun je tegen jouw vaste bezorger zeggen: laat het pakket hier of daar achter. Of de bezorger denkt mee over wat handig is. Een gewone bezorgdienst neemt een pakket mee terug. Of ze laten het achter bij een bezorgpunt. Dit zijn gekoelde maaltijden, die wil je niet lang in een bezorgauto laten staan. Daarbij vind ik het ook heel fijn dat die relatie tussen klant en bezorger goed is.’ Daar hoort dan een ICT-oplossing bij die dat mogelijk maakt.
Foodretail
Maarten Cordenier is partner bij Delaware en goed bekend met de voedingsindustrie. Hij noemt het bijzonder dat Uitgekookt hun ingrediënten inkoopt als een ‘gewone’ voedselproducent, maar die in een echte keuken dagelijks worden verwerkt tot heel kleine batches: de maaltijden. Cordenier: ‘We praten hier niet over een proces waar de hele dag soep in bulk wordt gekookt, al dan niet met ballen. Ondersteuning van dat soort producten past heel makkelijk in een ERP-systeem. Dat is toch anders bij een bedrijf als Uitgekookt, dat van business naar consument levert en waar ook een relatie mee wordt opgebouwd.’ Uitgekookt is uniek in hun last mile delivery, concludeert hij. ‘De processen lijken op die van de retailketen, maar het gaat om voedsel en dan moet Uitgekookt voldoen aan alle wet- en regelgeving die daarmee te maken heeft.’
Menukeuzes
In de webshop van Uitgekookt staan wekelijks 24 wisselende maaltijden op het menu, in kleine, middelgrote of grote porties. De bestelling kan aangevuld worden met verschillende bijgerechten zoals soepen, salades, fruit en desserts. Dat zijn nogal wat combinatiemogelijkheden. Klanten kunnen uiterlijk twee dagen voor de bezorgdag hun bestelling plaatsen. Op basis van de bestellingen worden ingrediënten ingekocht en mensen ingepland in de keukens en voor bezorging. Dat moet met grote zorgvuldigheid gebeuren om zo veel mogelijk verspilling te voorkomen, van zowel van voedsel als van mensen.
De basissystemen van SAP voor de voedingsindustrie zijn heel rijk aan functionaliteit
Partnerkeuze
De relatie tussen Delaware en Uitgekookt is nieuw en tot stand gekomen na een gedegen selectieproces. Van Marle zegt: ‘Delaware heeft ervaring in de foodsector. Dat was voor ons heel belangrijk. Net als dat we een klik hadden met de consultants. Mensen die om klokslag vijf uur stoppen met werken, ook als er een probleem is, daar kan ik niets mee. We hebben consultants nodig die de schouders eronder zetten. Deze overstap is voor ons een spannend proces.’
Van Marle dacht aanvankelijk dat SAP alleen voor grote bedrijven was, maar Uitgekookt bleek groot genoeg. De overgang naar FAST Solution for Food van SAP is afgerond voor zowel productie, inkoop, kwaliteitscontrole als financiën. Dit jaar volgen nog de verkoop, de uitlevering en het aansturen van de gloednieuwe robot die volautomatisch maaltijden in dozen gaat doen. Cordenier zegt: ‘De basissystemen van SAP voor de voedingsindustrie zijn heel rijk aan functionaliteit. Je kunt zonder maatwerk prima een voedingsbedrijf automatisering met SAP, maar zoals ik al zei is Uitgekookt geen standaard bedrijf in die sector. Voor ons het is heel interessant om de integratie te doen van maatwerk en standaarden.’
Key-users
Om de overstap naar SAP goed te laten verlopen werden drie jonge professionals vrijgemaakt als key-users. Van Marle zegt dat heel belangrijk was dat dit geen werk was dat er even bijgedaan werd. ‘Dit trio heeft zich lange tijd beziggehouden met de vragen: hoe kunnen we aansluiten bij SAP, waar zit het gat met hoe we werken, en wat is er nodig om dat gat te dichten? De antwoorden zijn ze gaan vinden in de organisatie. We zijn een jonge organisatie met zo’n driehonderd medewerkers, de gemiddelde leeftijd is 34 jaar. Dat is toch een leeftijd waarop veel mensen nog van verandering houden. We merkten dat onze medewerkers het leuk vonden hierover mee te denken. De drie key-users hebben de gaten goed in beeld gebracht en dat heeft de koers bepaald van het tweede deel van het implementatietraject.’
We krijgen steeds meer inzicht in de processen, omdat alles op dezelfde manier wordt vastgelegd
Foutloos werken
De kern van de bedrijfsvoering is dus over naar SAP. Voor de medewerkers op de werkvloer was het even wennen om met andere schermen om te gaan. Nu de basis staat, is het tijd voor de rest. Van Marle: ‘We doen dit project in twee delen omdat we geen fouten mogen maken in de bezorging van maaltijden. Je kunt mensen niet zonder eten laten zitten. Wat wij ’s ochtends koken moet ’s middags worden geleverd.’ De volgende fase wordt eerst getest met een klein aantal bestellingen. Wanneer dat goed loopt volgen proeven met meer orders. Van Marle: ‘We zien nu al dat er meer vertrouwen is in het SAP-systeem. Wat ook mooi is, is dat we met kleine stapjes steeds meer inzicht krijgen in de processen, omdat alles op dezelfde manier wordt vastgelegd. Waar we vroeger dachten dat het aan ons lag als we 961 stuks geleverd kregen in plaats van 1.000, weten nu waar we moeten zoeken.’ Dashboards leveren ook meer zicht op een andere marge. ‘Een rauw product heeft een ander gewicht of volume dan een gekookt product. We hadden al een marge van minder dan één procent, maar nu kunnen we nog scherper bijstellen. Minder dan één lijkt weinig maar met onze volumes is dat beslist de moeite waard.’
Transitie
Daarnaast wil Van Marle een toekomstbestendig bedrijf bouwen, onder andere door zich te richten op de personalisatie van gerechten. Met data-analytics is een profiel op te bouwen per klant. Het streven is hiermee om hun smaak te handhaven wanneer iemand bestelt. Denk aan minder zout of heel pittig. ‘We kijken ook hoe we mensen straks nog meer opties kunnen geven: gewone rijst of bloemkoolrijst. Kip of kipvervanger. Dan komen er nog meer keuzes bij en hoe komt dat efficiënt bij elkaar in de productie? We willen op deze manier meehelpen met de transitie naar meer plantaardig voedsel, maar je kunt het mensen niet opdringen. Je kunt hen wel meer opties geven.’
Groeien met robots
In deze aflevering van The Next Level het verhaal van Uitgekookt, de verse en gezonde maaltijdservice. Het bedrijf wilde vier keer zoveel kunnen produceren, maar daarvoor moesten er robots én betere software komen. Samen met Delaware gingen ze het traject aan en werd de software van SAP geïmplementeerd. Hoe dat is gegaan en wat nu de volgende stappen zijn, hoor je in deze aflevering.